Аудиоконференции имеют много преимуществ для деловых и социальных встреч, но у них есть своя совокупность общих проблем. Невыполнение этих требований может означать разницу между профессиональным, эффективным и эффективным совещанием, а также едва понятый конференц-звонок бедного человека, который не достигает своих целей. Вот семь общих проблем и как их исправить.
1. Фоновый шум
Это любой шум, который исходит от участника, помимо голоса, например, стук, стук, фоновая болтовня, машинные шумы, бумажный шелест и т. Д. Вы слышите эти шумы в основном с участниками, использующими VoIP (голос через интернет-протокол), потому что традиционный телефон у телефона есть выделенные микрофоны и микрофоны ближнего действия, тогда как VoIP работает с чувствительным к устройству микрофоном. Примером может служить система микрофонных массивов в портативных компьютерах. Некоторые люди участвуют в конференциях, используя свои устройства hands-free.
Единственный способ исправить эту ситуацию - это сделать участников осведомленными о нарушениях, которые они вызывают, что лучше всего сделать путем общения до конференц-вызова. Например, в качестве организатора вы можете распространять электронное письмо по этикетам конференц-связи до начала сеанса.
2. Эхо
Эхо может быть частью фонового шума, но это более технично, чем это. Кто-то, кто участвует в телефонной конференции, может иметь проблемы со своим телефоном, возможно, ему не хватает эхоподавления, например. (Подробнее о том, как остановить эхо.)
Кто-то с эхом обычно просят повесить трубку. Таким образом, важна активная осведомленность о любых технических проблемах с телефонами и другим оборудованием, используемым в конференц-связи.
3. Отсутствие управления присутствием
В аудиоконференции вы используете только одно из своих ощущений: ваш слух. Вы не увидите людей, с которыми вы разговариваете или слушаете. Если вы не отслеживаете каждую запись и не выходите на конференцию, возможно, вы не заметили присутствия в аудитории сразу после конференции.
Эта проблема остается без окончательного решения. Первым инструментом, предлагающим любое управление присутствием, является UberConference, который позволяет вам видеть, кто говорит, кто здесь, кто нет, и так далее. В последнее время появилось несколько таких инструментов, некоторые из которых имеют интересные визуальные интерфейсы, представляющие участников значками. Лучшим способом управления присутствием участников может быть простой этикет: попросите каждого человека объявить о своих приездах и поездках в качестве вежливости.
4. Музыка в режиме удержания
Люди обычно ухаживают за интерфейсом своих телефонов для их индивидуального использования, но не для конференц-звонков. Хотя для кого-то, кто был задержан, чтобы слушать музыку, было бы неплохо, это будет неприятность в телефонной конференции. Например, некоторые участники конференции могут приостановить конференцию, пока не будут участвовать в каком-либо другом вызове или задаче, тем самым непреднамеренно добавляя ритмическую атмосферу на конференцию. Здесь также стоит предварительная кампания по повышению осведомленности о этике конференций.
5. Отсутствие лидерства
В некоторых случаях, если у группы нет лидера, вместо этого произойдет хаос. Это особенно вероятно в настройках конференции. Один человек должен руководить дискуссией, чтобы каждому давалось достаточно времени для выступления и необходимого внимания, и чтобы все было в курсе событий, должно быть отклонение или прямой конфликт.
6. Неправильное управление материалами и документами
Многие конференции относятся к документам, материалам и инструментам. Неправильное распространение такой информации заставляет некоторых участников находиться в темноте в определенных точках, тем самым вызывая незаинтересованность. Позаботьтесь, чтобы распространить соответствующую информацию и документы всем участникам задолго до начала конференции.
Еще один способ - использовать интерактивные инструменты для совместной работы, позволяющие взаимодействовать с такими материалами.
7. Плохое качество звонков
Это часто случается с VoIP-сервисом, который зависит от ряда факторов, которые включают пропускную способность, кодеки, телефоны и другие устройства. Вы не можете это сделать, если вы являетесь руководителем конференции или организатором. Участник, страдающий от плохого качества голоса, должен решать технические проблемы на своей стороне.
