Размещение вашей подписи, вероятно, является самой простой частью составления ваших писем, и дело не только в том, что для этой части электронного этикета нет четких правил.
Размещение электронной почты
Поместите свою подпись электронной почты прямо под ваши текстовые ответы, а также в новые сообщения. Делайте это как в электронной почте, которую вы отправляете профессионально, так и в семье и друзьях.
- Подумайте, однако, что не использовать подпись вообще в частных сообщениях, поскольку частная корреспонденция может быть более интимной, чем формализованные сообщения с использованием высокоструктурированной подписи.
- В ответах ни одна подпись или сжатая версия не являются хорошими вариантами; Получатель, в конце концов, уже вас знает.
На практике размещение электронной почты будет меняться в зависимости от настроек, заданных в вашей почтовой программе:
- Если вы включаете оригинальные сообщения с использованием отступов и выборочного цитирования, ваша подпись обычно появляется в нижней части сообщения.
- Если вы лениво цитируете, разместив свое сообщение поверх (не фрагментированного) оригинального сообщения, ваша подпись, как правило, будет находиться между вашим сообщением и исходным сообщением, которое вы цитируете, чуть выше строки «Исходное сообщение».
Разница между ленивым цитированием и выборочным цитированием часто зависит от используемого вами почтового клиента или стандартов вашей профессии. Например, профессионалы, любящие Linux, часто полагаются на выборочное цитирование, тогда как Microsoft Outlook по умолчанию использует ленивое цитирование.
Ошибки размещения подписи электронной почты, которые вы должны избегать
Ввод вашей подписи там, где она не принадлежит, вряд ли является серьезным нарушением этикета, но, тем не менее, вы должны избегать ошибок в распространении, чтобы уменьшить путаницу.
- Подпись сверху, ответ в строке ниже: читатели вынуждены не смотреть далеко за рамки любой подписи, с которой они сталкиваются. Если ваша почтовая программа или служба настроены, чтобы помещать вашу подпись поверх цитированного текста в ответах и пересылаемых, не пишите ничего в цитируемый текст. Скорее всего, получатели будут озадачены вашим пустым ответом, но, возможно, недостаточно длинными, чтобы найти ответы в цитированной части. Вместо этого ответьте над подписью или переместите подпись в самое нижнее.
- Подпись внизу, ответьте на все: если вы ответите сверху, но ваша подпись электронной почты находится внизу, получатели либо никогда не увидят подпись, либо, если они ее видят, подпись может отправить их на поиск текстового текста ответа, который они могли пропустить. Вместо этого переместите подпись над цитируемой частью и ниже вашего ответа.
Подписи в целом
Ваша электронная подпись не больше четырех или пяти строк текста и содержит стандартный разделитель подписи. Ваша подпись не более 75 символов. Избегайте, где это возможно, включая изображения, поскольку некоторые почтовые программы обрабатывают встроенные изображения, такие как вложения, и вытаскивают их из самого сообщения.
Приписки
Естественно, позиционирование вашей подписи в предлагаемых местах дает вам возможность включать в себя надписи ниже. Обратите внимание, однако, что некоторые почтовые программы и службы обрабатывают все, что находится под разделителем подписи, как часть самой подписи. Итак, в качестве альтернативы, включите ваш постскрипт ниже «подписи» основного текста вашего сообщения с вашим именем, но над подписью электронной почты.
