Если хорошо ответить, лучше ответить всем. Правильно? Не всегда. Если ответ действительно важен для всех получателей, тогда следует использовать «Ответить все».
Некоторые ответят на все сценарии из-за неудач, когда один получатель не понимает, что они нажали или нажали эту опцию. Однако большинство из них, вероятно, связано с тем, что человек не понимает, когда отправлять ответы на все сообщения.
В любом случае, это обычно раздражает других людей, участвующих в групповом сообщении. Использование надлежащего электронного этикета, будь то на рабочем месте или в социальном плане, невероятно важно. Вот почему лучше всего использовать Reply All осторожно.
Когда нужно ответить всем
Используйте функцию ответа «Все сообщения» электронной почты, только когда ваш ответ будет необходим, чтобы узнать об исходном отправителе и всех людей в полях «Кому: и Cc:».
Не отвечайте всем, когда:
- Только исходный отправитель должен знать ваш ответ,
- Ваши комментарии будут иметь решающее значение для ознакомления с исходным отправителем и несколькими другими получателями.
- В этом случае выполните обычный ответ, а затем добавьте выделение других получателей вручную. Вы можете скопировать их адреса из исходного письма, если это поможет.
- Ваше сообщение прост, как «Спасибо!» или «Я тоже».
- Спасибо, что уведомления могут быть просто отправлены, но не отправляйте их всем получателям. Только отправитель действительно должен знать, как вы относитесь к сообщению, а не к любому другому человеку в группе.
Ответ должен быть зарезервирован только для особых случаев. Его следует использовать только в том случае, если вам нужно отправить одно и то же сообщение каждому получателю в группе. В противном случае, если вам не нужно это делать, вы должны ответить только на соответствующих лиц. Это может быть просто ответ на отправителя или использование полей Cc: или Bcc: для нескольких конкретных получателей.
В качестве примера рассмотрим вопрос о том, чтобы получить электронное письмо с вопросом, хотите ли вы приехать на пенсию в этот уик-энд. Притворись, что это было отправлено 30 другим людям, и вас спрашивают не только, если вы собираетесь, но если вы можете принести немного еды или помочь каким-то другим способом.
В этой ситуации обычно не рекомендуется отправлять ответ всем остальным и объяснять, что вы не можете пойти, потому что вам нужно работать в эти выходные и что ваш ребенок все равно болен, поэтому для вас это не хороший уик-энд. Эти данные имеют отношение к отправителю, но, возможно, не всем, кто был приглашен.
Однако есть моменты, когда вы должны отвечать всем и когда вы ожидаете ответа на всех. Возможно, это связано с групповым обсуждением рабочего проекта или чего-то еще, что напрямую связано с другими получателями.
В любом случае, вы должны всегда продумать это, прежде чем отправлять массовый адрес электронной почты другим. Еще хуже, когда несколько человек посылают ответ всем сообщениям один за другим, и вы получаете дюжину писем в течение минуты или двух. Те не только трудно отслеживать, но и раздражать, если вам не нужно их читать.
