Каждый всегда ищет способ облегчить работу. И нет недостатка в советах, хитростях и хитростях, предназначенных для достижения этой цели.
Но тот, который работает для меня изо дня в день, это автоматизация повторяющихся задач. Идея, лежащая в основе этого, заключается в том, что это сэкономит вашу умственную энергию для проектов, которые на самом деле требуют глубокого мышления и сосредоточенности.
Вы, наверное, думаете, это звучит здорово, но как мне это сделать?
Все, что вам нужно сделать, это построить шпаргалку.
Самый простой и полезный лист содержит элементы, которые вы обычно копируете и вставляете. Не имеет значения, в какой отрасли вы находитесь. Если вы используете компьютер для своей работы, вам, вероятно, придется регулярно искать несколько вещей, прежде чем вы сможете выполнить задачу.
Для меня это несколько разных строк HTML-кода, которые мне часто нужны для загрузки статей в Muse.
На прошлых позициях у меня было несколько экономящих время, сохраняющих фокус, листов: один для формул электронных таблиц Excel, другой для заголовков меморандумов и самый популярный документ с телефонными номерами и инструкциями для входа в систему для новых пользователей. сотрудники. Вместо того, чтобы снова пытаться найти номер телефона финансового управления , я мог бы просто обратиться к своему верному документу, скопировать и вставить то, что мне нужно, и отправить письмо, не теряя при этом силы.
Так как именно вы начали?
Шаг 1: Примите к сведению то, что вы нашли, переписывая или повторяя поиск
Может быть, вы отправляете много одинаковых или похожих слов по электронной почте каждый день. Если вы пишете с нуля каждый раз, вы тратите драгоценную интеллектуальную силу (и время). Как вы можете видеть в приведенном выше примере, мои друзья всегда спрашивают меня, как передать The Muse - теперь у меня есть готовый быстрый ответ.
Ваш «шпаргалка» может состоять из нескольких шаблонов писем, готовых к перепрофилированию в зависимости от того, кто является получателем. (И если вы используете Gmail, обязательно посмотрите «Консервированные ответы» - это изменит правила игры.)
Шаг 2: Выберите способ хранения вашей информации
Нет единственного способа сделать это - использовать программу, которая наиболее подходит для вас. Это может быть документ Word, документ Google, запись в блокноте или даже черновики писем, хранящихся в аннотированной папке. Что бы вы ни выбрали, важно то, что вы можете легко ссылаться на него.
Шаг 3: потратьте 20 минут на заполнение вашего документа этими элементами из первого шага
Что бы это ни было (электронные письма, формулы Excel или, возможно, номера телефонов), стоит немного потрудиться, чтобы один раз напечатать его в документе, а затем просто сделать его легко доступным для повторного использования в будущем. Я знаю, для меня было огромным облегчением (и сэкономило, вероятно, часы) просто взглянуть на заметку на моем рабочем столе, чтобы скопировать и вставить формулы Excel, которые я обнаружил, просматривая несколько раз в день.
И вы даже можете сохранить эту старую школу, если вы предпочитаете это. Возьмите моего старого офисного администратора: она заправила свой монитор различными цветными наклейками, которые помогли ей быстро найти коды состояния и сокращения, которые ей требовались ежедневно.
Какую бы систему вы ни предпочли - заметку в своем цифровом блокноте, документ Word или даже заметку - найдите то, что вам подходит. И хотя я знаю, что иногда может быть трудно сделать паузу в своем сумасшедшем списке дел, чтобы поработать над чем-то утомительным в данный момент, но это рабочий хак, который сэкономит вам долгие часы. Вы можете сделать это за то время, которое вам понадобится, чтобы захватить кофе.
Чего же ты ждешь? Это одна из самых простых вещей, которую вы можете сделать, чтобы повысить свою ежедневную производительность.
