Я не математик, но, по моим оценкам, я получаю от 100 до четырех миллиардов электронных писем в день. И как бы я ни хотел ответить на каждый вопрос, это просто невозможно. Нет, если я хочу заниматься другими вещами в своей жизни, например, просматривать мой список дел и смотреть в глаза другим людям.
Итак, как мне решить, кто получит ответ, а кто заблудится в моем почтовом ящике навсегда? Ну, я надеваю костюм Бога, закрываю глаза и вижу, что происходит.
Шучу, этот взлом производительности оказался полным провалом. Вместо этого я прорабатываю свои сообщения с наилучшими намерениями. Акцент на лучших намерениях, потому что предметы проскальзывают через трещины. И если они делают, это обычно по следующим причинам:
1. Вы не учли мою доступность
Я вижу это всплывающее окно и думаю: «Конечно!». Однако я открываю вложение и вижу, что это 65 страниц. И это примерно на 64 страницы больше, чем я могу прочитать за те 10 свободных минут, которые у меня есть сегодня.
В идеальном мире я очистил бы свое расписание, развил бы умение удвоить скорость чтения и дал бы вам самую блестящую обратную связь. Но гораздо более вероятно, что я предположу, что в какой-то момент я смогу «найти время», затем не смогу это сделать, и тогда не забуду, что получал вашу записку, пока ваша встреча не закончилась.
Как только вы узнаете, что вам понадобятся чьи-то «мысли», отправьте это: я хотел бы получить ваши отзывы о моей презентации на 65 страницах до следующей пятницы. Я знаю, что это много, чтобы прочитать, поэтому дайте мне знать, когда это будет подходящее время для меня, чтобы отправить его.
2. Вы вообще ничего не спрашивали
Вы сказали, что ваша презентация на следующую неделю уже здесь. И действительно, именно здесь, в приложении к этому сообщению, как и было обещано.
Но я не совсем уверен, что тебе нужно от меня сейчас. Хотите общий отзыв? Подтверждение, что я это видел? Возможно, смутное лицо смайликов?
Каждое письмо должно содержать следующий шаг (даже если это «ответ не требуется»). Вы никогда не хотите, чтобы получатель думал: «Хм, хорошо, спасибо?»
Попробуйте это по размеру: вот моя презентация на следующую пятницу. Буду признателен за ваш опыт выбора подходящего мема SFW. Дайте мне знать, если у вас есть идеи!
3. Вы не дали понять, почему меня пригласили на вечеринку в ЦК
Привет, привет, почему я здесь? Хотя это всегда честь быть включенным в то, что, по-видимому, превратится в бесконечную цепочку электронной почты, которая преследует мои мечты, я вижу это и сразу же растерялся. Это первый раз, когда я слышу об этом проекте, и без какого-либо контекста я не могу сделать почти никакого заключения о том, почему меня зациклили.
Вместо того, чтобы «зацикливать людей» и надеяться, что они это поймут, объясните, что вы хотите от всех: Дженни: Работает ли нижеприведенный график для вашей команды по созданию мемов SFW? Том: Можете ли вы еще раз проверить, действительно ли они безопасны для работы?
4. Вы не использовали срок оплаты
Хотя у меня будет все намерение ответить на это, я, вероятно, не буду. И это не потому, что вы попросили одолжить кошку без всякого контекста. Но скорее потому, что прежде чем я смогу даже подумать об ответе, я должен вернуться ко всем, кто зашел в мой почтовый ящик с четким сроком. Так что этот будет продолжать сталкиваться с моим списком, пока я не забуду, что даже означает «отправить сведения о коте Дейва».
Сделайте себе одолжение и добавьте время или дату, когда вам нужен ответ. Это так же просто, как вы можете сообщить мне к вечеру четверга, если у вас есть кошка, которую я могу одолжить для презентации в пятницу?
5. Вы не использовали достаточно слов, которые я знаю
Я не буду отвечать на это, потому что я не могу ответить на это.
Частично потому, что я даже не знаю, с чего начать в своем ответе, и частично, потому что я не уверен, что это приведет к тому, что вирус от любого робота взломает ваш почтовый ящик.
Перефразируйте вашу электронную почту и убедитесь, что в каждом слове есть хотя бы один гласный. Хорошо, хорошо, вы заняты - убедитесь, что большинство слов делают.
За очень редким исключением, ваши сотрудники не читатели ума. И при этом они не прекрасны. Это просто такие люди, как вы, которые пытаются оставаться на вершине своего почтового ящика, выполняя свою работу, обсуждая, что они собираются съесть на обед, потому что обед был час назад, и они снова голодны (о, просто я?).
Хотя я не могу гарантировать, что выполнение всех моих рекомендаций даст вам 100% отклик, но дает вам гораздо лучший шанс. И если вы можете получить это, набрав несколько дополнительных слов, почему бы не взять это?
Я что-нибудь пропустил? Скажи мне в твиттере!
