Если в вашем почтовом ящике больше сообщений на день, то «сделка с каждым сообщением в тот момент, когда он прибывает -подход, не работает для вас.
Это не твоя вина. Этот подход может работать только для тех, чья единственная задача - как можно быстрее ответить на электронные письма.
К счастью, несколько иной способ позволяет работать бесперебойно по электронной почте, все равно отвечать в течение разумного времени, не прописывать письма по месяцам и избавляться от отставания электронной почты.
Оставайтесь на вершине своей электронной почты, справляясь с ней завтра
Чтобы получить доступ к вашей электронной почте:
- Отвлеките глаза от папки «Входящие».
- Убедитесь, что автоматическая проверка почты и новые почтовые сообщения отключены.
- Сделка со всей почтой, которая прибыла вчера, в таком количестве партий, сколько вы сочтете нужным.
- Чем меньше партий, тем лучше. Если вы будете обрабатывать все вчерашнее письмо за один раз, скорее всего, вы потратили на это меньше времени и усилий.
- Укажите время для обработки электронной почты.
- Обработайте сообщения в порядке.
- Если сообщение требует исследований, планируйте это исследование на завтра, и пусть отправитель узнает, что вы вернетесь к ним. Если требуется больше работы, планируйте более длительный период.
- Убедитесь, что исходное сообщение можно найти, когда работа выполнена. Отправитель и, самое главное, дата, отмеченная вместе с заданием, должна быть достаточной. В Mac OS X Mail вы также можете использовать LinkABoo.
- Вы можете использовать интеллектуальную папку, в которой отображаются только сообщения, поступившие вчера, применять флаги (например, дни ярлыков в чередующихся цветах) или полагаться на сортировку по дате прибытия.
- Вы можете периодически проверять свои почтовые ящики для любых электронных писем, требующих срочные действия.
Если ваша работа требует этого, обрабатывайте почту чаще, чем ежедневно, - три раза в день, например. Какой бы период вы ни выбрали, ключевым элементом является то, что список писем закрыт для новых записей во время работы над ним.
Почему ежедневная обработка почтового ящика электронной почты?
Однако, если вы не будете чаще обращаться к почте, я приглашаю вас попробовать ежедневную обработку. Он имеет дополнительные преимущества:
- Вы не случайно устанавливаете прецедент ответа сразу, это обязательство, которое не может быть выполнено.
- Дневное расписание легко запомнить и запомнить.
- Вы можете выбрать идеальное время суток для каждого типа сообщений.
Сначала обрабатывайте самые простые электронные письма!
Даже если это обычно не ваш стиль,
- поэкспериментируйте с тем, чтобы сначала получить самые простые сообщения.
Как только вы попадаете на более сложные электронные письма, устойчивый прогресс уже немного приручил их. Если вы быстро отсканировали сложное, прежде чем решиться налегке, вы тоже потратили некоторое время на решения.
Что, если я пропущу день, опорожняя папку «Входящие»?
Если вы пропустите несколько дней из-за путешествия или отпуска, это не имеет большого значения.
- Работайте с электронными письмами, как будто они прибыли вчера.
Часто, проходя через два дня или даже неделю с электронной почтой, не требуется столько времени и усилий, сколько в один день.
Если куча электронных писем настолько высока, что вы не можете справиться с ней за один день, пусть другая стратегия поможет вам:
Как очистить резерв электронной почты
Чтобы избавиться от отставания электронной почты:
- Создайте новую папку.
- Переместите все незаполненные письма из папки «Входящие» в эту папку.
- Каждый день и прежде чем что-либо еще, сделайте что-нибудь, по крайней мере, с одним из сообщений в папке backlog.
- Вам не нужно отвечать на него. Вам не нужно его заполнять. Сделай что-нибудь. Найдите сайт, который может помочь вам ответить, например. Или найдите адрес электронной почты (или номер) кого-нибудь, кто мог бы вам помочь.
- В некоторые дни вы сделаете этот минимум. Большой! На многих других вы будете иметь дело с кучей сообщений за один раз. Большой!
- Обращайтесь со всей новой почтой, как указано выше.
