Настройка автоматического ответа в офисе Outlook

Настройте ответ на выход из офиса в Outlook, и программа ответит на любые новые сообщения электронной почты, которые вы получаете, пока находитесь в отъезде.

Легко вести электронную почту с вами; Что такое Hard - это оставить его за

Куда бы вы ни пошли, все ваши письма с вами в небольшом удобном пакете просты. Оставляя это на большом, громоздком компьютере, это трудная и часто нормальная вещь.

Если вы жаждете здравомыслия, Outlook здесь, чтобы помочь: в то время как вы берете отпуск от ежедневного потопа электронной почты, Outlook автоматически реагирует на входящие сообщения - снимая это с плеч, даже после того, как вы вернетесь.

Разумеется, Outlook никогда не мог бы ответить как последовательный, убедительный и лаконичный способ, как вы могли бы лично, но он будет старательно реагировать, позволяя отправителям понять, что вы находитесь вне офиса, может быть, когда вы вернетесь, и должны ли они следовать, (если они еще актуальны) или направлять их на другой контакт по вопросам, требующим более быстрого ответа.

Настройка автоматического ответа в автономном режиме в Outlook для учетной записи POP и IMAP

Чтобы настроить автоответчик в Outlook для учетной записи электронной почты IMAP или POP (для Exchange см. Ниже), сначала настройте сообщение, используемое для ответа:

1. Создайте новое сообщение (щелкните Новый email-адрес ) в Outlook.

2. Введите желаемый Предмет и сообщение для автоматического ответа на аутсорсинг Outlook.

   • Если это возможно и актуально, включите, когда вы отправляете сообщения по почте, вы можете ожидать личного ответа или вообще ожидать ответа. Это может быть через некоторое время после того, как вы вернетесь.
   • Вы также можете добавить Cc: а также Bcc: получатели получают копию каждого автоматического ответа.
   • Если вы настроили автоответчик Outlook вне офиса, который будет отправлен в ответ на всю входящую почту (вместо сообщений только от избранных контактов), учтите, что выявление слишком большого объема информации свободно создает риск.

3. Нажмите файл (или же ФАЙЛ ).

4. выберите Сохранить как на появившемся листе.

5. Удостовериться Шаблон Outlook выбрано под Сохранить как тип: .

6. При желании введите имя шаблона в Имя файла: (Outlook выбрал тему шаблона по умолчанию).

7. Нажмите Сохранить .

Продолжайте создавать правило автоматического ответа автоответчика в Outlook:

1. Нажмите файл (или же ФАЙЛ ) в Outlook Mail.

2. Убедитесь, что Информация категория открыта.

3. Нажмите Управление правилами и предупреждениями под Информация об учетной записи .

4. Убедитесь, что вы находитесь на Правила электронной почты в Правила и предупреждения окно.

5. Теперь убедитесь, что учетная запись, для которой вы хотите создать ответ каникул, Применить изменения в этой папке :.

   Вы можете легко применить правило для всех своих учетных записей; см. ниже, шаг 21.

6. Нажмите Новое правило …

7. Удостовериться Применить правило для сообщений, которые я получаю выбрано под Начать с пустого правила .

8. Нажмите Следующая> .

9. Удостовериться Где мое имя находится в поле «Кому» проверяется в соответствии с Шаг 1: Выберите условие (состояния) .

   Вы можете оставить все флажки снятыми и отключить ответ автоответчика Outlook вне офиса на всю входящую почту, или вы можете проверить Где мое имя находится в поле Кому или Cc для включения электронных писем, которыми вы являетесь только получателем Cc:.

10. Нажмите Следующая> .

11. Удостовериться ответ с использованием определенного шаблона проверяется в соответствии с Шаг 1: Выберите действие (ы) .

12. Нажмите на конкретный шаблон под Шаг 2: Отредактируйте описание правила (щелкните подчеркнутое значение) .

13. Удостовериться Шаблоны пользователей в файловой системе выбрано под Смотреть в: .

14. Выделите шаблон, созданный ранее.

15. Нажмите открыто .

16. Теперь нажмите Следующая> .

17. Удостовериться кроме случаев, когда это автоматический ответ проверяется в соответствии с Шаг 1: выберите исключение (ы) (если необходимо) .

18. Нажмите Следующая> .

19. Введите желаемое имя для вашего автоответчика в соответствии с Шаг 1. Укажите имя для этого правила. .

20. Удостовериться Включить это правило проверяется, чтобы сразу включить ответчика; вы можете снять флажок Включить это правило , конечно, и задействовать автоответчик только тогда, когда это необходимо.

    Чтобы включить фильтр в любое время, откройте Правила и предупреждения окна, как указано выше, и убедитесь, что правило ответчика каникул проверяется на Правила электронной почты Вкладка.

21. При необходимости включить Создайте это правило для всех учетных записей .

    Однако имейте в виду, что фильтры могут не работать с определенными типами учетных записей (для которых Outlook не будет создавать их даже при этом флажке).

22. Нажмите Конец .

23. Нажмите Хорошо .

Выключить правило ответа на выход из Outlook

Чтобы отключить автоответ от вне офиса, вы настроили (и включили) в Outlook:

1. Выбрать файл (или же ФАЙЛ ) в представлении Mail Outlook.

2. Перейти к Информация категория.

3. Нажмите Управление правилами и предупреждениями (рядом с Правила и предупреждения ).

4. Убедитесь, что Правила электронной почты .

5. Выберите учетную запись, для которой вы хотите отключить автоответчик, Применить изменения к этой папке: ( Вам нужно будет отключить ответ на отпуск для каждой учетной записи отдельно.)

6. Убедитесь, что правило автоответчика, которое вы создали для включения ответа, не проверяется в списке правил.

7. Нажмите Хорошо .

Альтернатива: дополнения отклика Outlook Отклики

Вместо того, чтобы вручную настраивать правило в Outlook, вы можете использовать такой инструмент, как Email Responder (FreeBusy) или Автоответчик.Эти инструменты, как правило, также умеют отправлять только необходимые автоответчики.

Учтите, что сам Outlook будет отправлять только автоответ на каждый адрес за один сеанс; второй автоответ может быть отправлен только после закрытия и повторного открытия Outlook. Кроме того, Outlook не будет автоматически отвечать отправителю двумя разными сообщениями.

Настройка автоматического ответа в автономном режиме в Outlook для учетной записи Exchange

Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange, вы можете настроить автоматический ответ на свой вопрос непосредственно на сервере:

1. Нажмите ФАЙЛ в главном окне Outlook.

2. Открой Информация категория.

3. Нажмите Автоматические ответы .

4. Удостовериться Отправить автоматические ответы .

5. Автоматическое начало и останов автоматического автоответчика:

   • Удостовериться Только отправьте в течение этого временного диапазона: проверено.
   • Выберите нужную дату и время для запуска автоответчика в Начальное время: .
   • Выберите желаемую дату и время окончания Время окончания: .

6. Введите сообщение своего автоответчика вне офиса Внутри моей организации .

   Это письмо будет отправлено людям в вашей компании.

7. Чтобы отправлять автоматические ответы людям за пределами вашей компании:

   • Открой Вне моей организации Вкладка.
   • Удостовериться Автоматический ответ людям за пределами моей организации проверяется, если вы в порядке с рисками безопасности.
   • Введите сообщение, отправленное людям за пределами вашей компании.

8. Нажмите Хорошо .

Чтобы поддерживать ответы на вне офиса более централизованно на сервере Exchange (включая шаблоны с полями, объединенными с Active Directory), вы можете попробовать Symprex Out-of-Office Manager.

(Протестировано с Outlook 2013 и Outlook 2016)