Как найти то письмо, которое вы ищете

По мере того, как увеличивается объем отправляемых и получаемых нами электронных писем, возникает новая проблема: найти конкретное сообщение или конкретную информацию в вашем обширном архиве.

К счастью, с помощью нескольких преднамеренных нажатий клавиш и некоторого ноу-хау в области расширенного поиска вы можете извлечь нужную информацию из своей электронной почты проще, чем когда-либо.

Трюк 1: напиши сейчас, чтобы найти позже

Одна из вещей № 1, которую я делаю перед отправкой электронного письма, - это чтение для поиска. Я думаю о том, что я буду искать, чтобы найти это письмо позже, а затем убедиться, что эти слова есть в письме.

В большинстве случаев я ничего не меняю, но время от времени я нахожу, что набираю «партнерство, которое мы обсуждали сегодня утром», а не «партнерство Mashable, которое мы обсуждали сегодня утром» или «Заметки от встречи с Джек »вместо« Заметки о встрече с Джеком Смитом из Amazon ». Когда я буду искать эту ветку в будущем, я знаю, что буду искать« Mashable »или« Jack Smith Amazon », и без этих быстрых исправлений я бы не стал нашел вещь.

Трюк 2: Используйте ярлыки и папки

Если вы являетесь пользователем Gmail, вы можете использовать ярлыки - или вы можете просто архивировать все в один большой океан писем. Я считаю, что лучшая причина для использования меток - это поиск.

Например: мой соучредитель Кэтрин и я пишем по электронной почте о городе Чикаго относительно часто. Некоторые электронные письма связаны с расширением наших продаж в городе, а другие совершенно не связаны (например, там проходит конференция или там находится кандидат). Возможность поиска «Кэтрин Чикаго» по метке «Продажи» поможет мне найти то, что я ищу, гораздо быстрее, чем поискать все мои электронные письма по тому же запросу.

То же самое относится и к папкам в других почтовых клиентах, таких как Outlook. Возможность поиска в более ограниченном наборе электронных писем облегчает поиск того, что вы ищете.

Трюк 3: Знай свои команды поиска по электронной почте

Наконец, знайте свои варианты поиска. Разница между поиском электронных писем, которые содержат «Kathryn» в любом месте тела, и электронными письмами, отправленными Kathryn, отправленными в Kathryn или «Kathryn» в строке темы, весьма значительна. Для Gmail это главные команды поиска, которые нужно знать:

Для поиска электронных писем конкретному человеку или от него: до: XYZ и от: XYZ
Совет для профессионалов: для обеих этих команд вы можете выбрать между адресом электронной почты, именем или фамилией, например, из: [email protected], из: jane, из: smith. Если у кого-то есть несколько адресов электронной почты, ввод его или ее имени или фамилии вызовет результаты от всех из них.
Для поиска электронного письма с конкретными словами в строке темы: subject: XYZ
Совет для профессионалов: если вы хотите найти фразу, обязательно поставьте ее в кавычки. Предмет: Путешествие по Нью-Йорку будет искать электронные письма с «NYC» в строке темы и «путешествовать» где-то в теле - вместо этого вам нужен предмет: «Путешествие по Нью-Йорку».
Для поиска электронного письма с вложением: has: attachment.
Совет для профессионалов: Вы также можете искать определенные типы файлов, используя имя файла: doc, имя файла: ppt и так далее.
Для поиска электронного письма с определенной меткой: label: XYZ
Совет для профессионала: если вы нажмете на ярлык в Gmail, он уже добавит его в строку поиска, так что вы сможете использовать его в качестве отправной точки для поиска.
Чтобы сузить поиск до писем, которые были прочитаны или не прочитаны: is: unread или is: read