«Не проверяйте свою электронную почту все время!»
Вы слышали это раньше, и вы услышите это снова как способ повысить производительность и перестать быть рабом своего почтового ящика.
Очевидно, однако, что это легче сказать, чем сделать. Многие из нас получают сотни электронных писем в день (даже час!), Что затрудняет отправку ответов на определенный час дня.
Тем не менее, наука теперь поддерживает идею о том, что вам действительно нужно удалить свою учетную запись электронной почты, чтобы быть более продуктивным во всем, что вы делаете. В недавней статье для The New York Times Даниэль Дж. Левитин, профессор Университета Макгилла, рассказал о своей работе с сотрудником Винодом Меноном. Они обнаружили, что из-за замыкания мозга люди постоянно переключаются между двумя состояниями осознания: быть либо положительным к задаче (активно фокусирующимся на выполняемой задаче), либо отрицательным к задаче (блуждать или мечтать). Слишком быстрое «качание» между этими двумя сетями может вызвать у вас головокружение и неспособность принять какое-либо из этих состояний. И когда вы, скорее всего, окажетесь в таком запутанном промежуточном положении? Когда вы в социальных сетях или в Интернете.
Что еще интереснее, эти два обнаружили, что наука поддерживает старый совет: вы действительно мало что делаете, когда постоянно проверяете электронную почту. Зачем? Потому что отвлечение подавляет вашу способность действительно оттачивать одно или другое состояние ума.
Левитин пишет: «Письмо, которое, как вы знаете, находится там, непрочитанное, может истощить ресурсы внимания, поскольку ваш мозг продолжает думать об этом, отвлекая вас от того, что вы делаете. Что может быть в этом? От кого это? Это хорошие новости или плохие новости? Лучше оставить свою почтовую программу выключенной, чем слышать этот постоянный пинг и знать, что вы игнорируете сообщения ».
Как Левитин и Менон решили ответить на электронную почту, но не позволить ей забрать вашу жизнь? Относитесь к нему, как к любому другому индивидуальному проекту или задаче, и выделите определенное время для писем в ваш день. И если это звучит непросто (объединяются почтовые наркоманы!), Вот несколько простых способов вытащить себя из почтового ящика и составить расписание реального времени ответа на электронную почту.
1. Отключите Push-уведомления
Как намекал Левитин в своей статье, push-уведомления на вашем телефоне могут значительно увеличить ваше беспокойство по поводу того, что электронные письма остаются без ответа (в конце концов, слышать, что пинг каждые пять секунд отвлекает). Итак, верните контроль. Отключите свои push-уведомления и проверяйте свою электронную почту только тогда, когда вы готовы посвятить ей какое-то время.
2. Отключить электронную почту
Если вы по-прежнему постоянно проверяете электронную почту на своем телефоне, просто полностью удалите учетные записи электронной почты, чтобы не поддаваться искушению быстро заглянуть между совещаниями или во время деловых обедов.
3. Время блокировки
Как и в любом другом проекте или обычной встрече, каждый день отводите время, чтобы отвечать на письма без перерыва. Поместите это в свой календарь и придерживайтесь времени каждый день, которое вы посвятили ответам по электронной почте.
Кроме того, запрограммируйте свое время на электронную почту и подготовьтесь, как если бы вы встречались или работали над проектом. Закройте вкладки и документы для другого проекта. Вставьте в наушники и прослушайте определенный список воспроизведения ответов на электронные письма. Просто убедитесь, что вы повторяете свои шаги каждый раз.
4. Установите приложения для управления
Как только у вас запланировано регулярное время отправки электронной почты, убедитесь, что оно максимально продуктивно и эффективно. Установите такие приложения, как «Почтовый ящик» (что делает вашу папку «Входящие» более удобной для пользователя) или «Игру по электронной почте» (которая заставляет вас как можно быстрее пройти через оставшиеся без ответа электронные письма). Чем эффективнее вы становитесь, тем больше вы сможете максимизировать свое время.
Обеспокоены, что люди будут раздражаться из-за того, что они не доступны по электронной почте 24/7? Когда они увидят, насколько вы продуктивны, это, вероятно, не будет иметь большого значения. И если ничего не помогает, просто скажите им, что это наука.
